纸质档案归档、查借阅和保管制度

来源：晋城市不动产登记交易中心|发布时间：2021-09-16

一、纸质档案归档

（一）凡业务工作活动中形成的具有保存价值的村料，均属归档范围。应归档的材料，须交档案人员整理、扫描；

（二）移交时，双方要认真审核、清点、核对，并办理移交手续；

（三）应归档的文件材料必须整齐、完整、字迹材料耐久；

（四）组卷必须做到：分类科学、整理规范、期限划分准确、案卷题名简明、确切；

（五）经整理的案卷，应根据情况统一编目，并及时录入电脑，便于利用。

二、纸质档案查阅

（一）本单位工作人员因工作需要查阅档案的，应优先利用电子档案，电子档案不完整或不清晰的，可到档案室查阅纸质档案；

（二）凡查阅纸质档案的，只限查阅和所办理业务相关的内容，不得查阅、摘抄卷内其他内容；

（三）本单位以外人员查阅、复制纸质档案的，按照《不动产登记查询暂行办法》有关规定在窗口进行。

三、纸质档案借阅

（一）本单位工作人员因工作原因，需要将纸质档案带出档案室的，需履行借阅手续；

（二）由于办理预告登记转现房登记、抵押权注销登记、信息补录、权籍调查、行政诉讼等原因需要借阅档案的，工作人员可到档案室进行登记，档案管理人员提档后签字借阅；其他情形借阅档案的，需经所在科室科长同意后进行；

（三）工作人员借阅档案的，不得将档案带离工作场所，不得转借他人，且借阅时间不得超过五个工作日（权调人员不超过15个工作日），逾期应办理续借手续，未归还也未办理续借手续的应向档案管理人员说明原因；

（四）借阅档案者，应爱护档案，不得损污、拆卷、抽换或撕毁，不得在档案上涂改、划线、划圈；

（五）本单位以外人员借阅档案的，需经中心主任同意方可进行；

（六）不动产登记科工作人员因不动产登记管理需借借阅档案的，可参照本单位工作人员进行。

四、纸质档案查阅、借阅管理

（一）档案管理人员应对查阅、借阅事项进行管理，特别是对于出库档案应全程登记，实现档案定位，保障档案安全；

（二）档案管理人员应在工作人员登记后1个工作日内完成提档；

（三）在借出及归还档案时，档案管理人员和借阅人员应当面核对，认真检查案卷的完整情况，检查无误履行手续后方可离开档案室；

（四）纸质档案的归档、扫描、整理、上架等按照《晋城市不动产登记交易档案管理规范》进行。

五、纸质档案保管

（一）非档案工作人员，未经批准不得随意进入档案库房；

（二）严禁在档案室内吸烟、不得将易燃、易爆、易腐蚀品带入室内，不得存放其它杂物。做好“七防”工作，定期打扫和通风，离开库房要随时关闭门窗、加锁；

（三）定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时报告，确保档案安全；

（四）对档案的收进、移出、保管、查阅情况要认真登记、统计，档案人员调入调出，必须办理交接手续。