核实文件合法性的法律规定

1、《中华人民共和国民法典》第二百一十二条“登记机构应当履行下列职责：（一）查验申请人提供的权属证明和其他必要材料；（二）就有关登记事项询问申请人；（三）如实、及时登记有关事项；（四）法律、行政法规规定的其他职责。”

注解

本条的规定是在调研我国不动产登记实际情况并听取各方面意见的基础上作出的，目的是使登记机构在各自的职权范围内，充分履行职责，尽可能地保证如实、准确、及时地登记不动产物权有关事项，避免登记错误。

2、《不动产登记暂行条例》第十八条“不动产登记机构受理不动产登记申请的，应当按照下列要求进行查验：（一）不动产界址、空间界限、面积等材料与申请登记的不动产状况是否一致；（二）有关证明材料、文件与申请登记的内容是否一致；（三）登记申请是否违反法律、行政法规规定。

注解

不动产登记机构受理不动产登记申请应当查验的内容。

一是不动产界址、空间界限、面积等材料与申请登记的不动产状况是否一致。判断不动产界址、空间界限、面积等材料与申请登记的不动产状况是否一致，通常可以通过审查测绘报告来进行。在不能单凭测绘报告等书面文件判断的情况下，登记机构工作人员认为有必要时可以实地查看，如房屋所有权首次登记的情况等，在本《条例》第19条有所规定。

二是权属来源证明材料和有关证明文件与申请登记的内容是否一致。权属来源证明材料包括不动产权属证书和登记证明等能够证明申请人不动产物权来源的证明材料。首先，登记机构要审查属于权属来源证明材料的不动产权属证书和登记证明的真实性。权属证书和登记证明是由登记机构发放的，且具有一定的防伪功能，登记机构有能力也应当识别权属证书和登记证明是否真实。其次，登记机构的工作人员要就权属来源证明材料和有关证明文件与申请登记的内容的一致性进行检验，通过与登记申请书等材料的比对，至少保证这些材料在表面上内容是一致的。

三是登记申请是否违反法律、行政法规的规定。如果申请登记事项违反的是地方性法规和部门规章或者有关文件的规定，则不一定不予登记，而需要进行进一步的审查才能判断。这一审查要求对登记机构登记人员的业务水平提出了较高要求，需要登记人员熟知相关的法律法规才能完成。

3、《不动产登记暂行条例实施细则》第十五条“不动产登记机构受理不动产登记申请后，还应当对下列内容进行查验：（一）申请人、委托代理人身份证明材料以及授权委托书与申请主体是否一致；（二）权属来源材料或者登记原因文件与申请登记的内容是否一致；（三）不动产界址、空间界限、面积等权籍调查成果是否完备，权属是否清楚、界址是否清晰、面积是否准确；（四）法律、行政法规规定的完税或者缴费凭证是否齐全。”

理解与适用

在理解本条规定时,应把握以下要点:

第一,为了落实不动产登记的法律效力,并切实保障不动产物权交易安全,我国登记审查的对象范围包括物权变动的原因事实,只有这样,才能在根本上保证登记结果的正当性。不过,出于提高不动产登记效率的考虑,同时也顾及登记机构自身的权限,尽管审查的对象涉及不动产物权变动的原因事实,但登记机构在审查时,重点在查验其涉及的主体、标的物、权利与登记申请书、登记簿、权属证书或登记证明等材料是否一致,并不当然涉及其有效性,如无须查明引致不动产物权变动的合同是否真实意思表示。

第二,我国登记审查主要采用书面审查的方式。所谓书面审查,是指不动产登记机构对申请材料进行查验,并据此作出决定的审查机制。书面审查是占主导地位的审查机制,这无须申请人再行积极配合,可避免申请人花费额外的时间和精力,体现了登记便民的原则。

在进行书面审查时,登记机构要遵循以下规范:

其一,查验申请材料的真实性和适格性。申请材料中诸多证明材料起着建构交易事实和场景的作用,是申请事项应否登记的重要支撑,它们必须货真价实。要解决这个问题,应尽快实现登记信息的互通互享机制,主要表现为《条例》第24条第1款“不动产登记有关信息与住房城乡建设、农业、林业、海洋等部门审批信息、交易信息等应当实时互通共享”和第 25条“国土资源、公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门应当加强不动产登记有关信息互通共享”,这样就能有效防止申请人在身份证明材料、税收缴纳证明材料、主管部门的批准等证明材料上作假。此外,不动产登记机构还要注意查验申请材料的适格性,这主要针对需由一定资质的专业机构出具的材料,如房屋测绘报告,在审查时应注意甄别出具相关材料的专业机构是否有相应资质。

其二,在查验申请人的资格和能力的基础上,查验申请人与申请事项的关联性和适格性。这主要表现为:(1)查验申请人有无民事权利能力,申请必须是有民事权利能力的民事主体,死者等没有民事权利能力者不能成为申请人。(2)查验申请人有无完全民事行为能力,没有完全民事行为能力的,同时查验监护人的资格;委托申请的,同时查验授权委托的正当性。(3)查验申请人与申请事项的关联性,如其是否原因行为的当事人、是否登记簿或权属证书记载的权利人。(4)查验申请人与申请事项的适格性,申请人对于其申请的事项是否具备申请登记的资格。

其三,查验不动产界址、空间界限、面积等材料与申请登记的不动产状况的一致性。在查验时,不动产登记机构应注意对比用以表征不动产上述自然状况的材料,如登记簿或地籍图,与申请书表明的不动产自然状况是否吻合。

其四,查验有关证明材料、文件与申请登记的内容的一致性。在查验时，不动产登记机构应注意对比用以表征不动产权利或其他事项的材料,如登记簿、权属证书、登记证明、原因事实证明材料,与申请书描述的内容是否吻合。

其五,查验申请的合法性,即申请是否违反法律、行政法规规定。在查验时，不动产登记机构应注意查询与申请事项有关的法律、行政法规的规定,比如,根据《条例》第5条,居住权不属于有登记能力的权利,设立居住权的登记申请也就不是合法申请。

需要注意的是,法律、行政法规的制定和修改有严格程序,为了保持稳定性和可预期性,它们主要针对调整领域的通常情况加以规范,由此导致可操作性不强,往往需要通过部门规章等下位规范性文件来解释和细化。这些下位规范沿着法律、行政法规所设定的方向,通过更细致的调整和更具体的规定,来落实法律、行政法规的目的和内容,它们相互勾连为有机的法律体系。在这种体系中,就同一规范目的和同一调整事项而言,法律、行政法规和其他规范之间具有普遍和特别、一般和具体的紧密一体关系。可以说,要想全面准确理解法律、行政法规,离开了与其相关的其他规范,恐怕难以达到目的。故而,一旦申请事项未被法律或行政法规禁止或限制,但与部门规章等下位规范文件相悖,只要这些规范落在法律、行政法规的文义或目的范围,申请仍应视为违法。

第三,在必要时以其他机制为辅助。书面审查虽然有快捷高效之利,但不动产登记机构毕竟限于书面材料,会陷入信息不完全的困局,为了消除这个弊端,登记机构还能采用其他辅助性审查机制。

比如,询问申请人(《物权法》第12条第1款第2项)。不动产登记机构在审查申请材料时,为了作出准确判断,有权就有需进一步明确的有关事项,对申请人进行询问。在询问时,登记机构应制作询问记录，经申请人签字确认后,作为申请材料由登记机构妥善保管。

又如,调查申请人、利害关系人或有关单位。与询问机制相比,调查机制有以下特点:(1)在对象上除了申请人,还包括利害关系人、有关单位。(2)在适用上,主要针对可能存在权属争议,或可能涉及他人利害关系的申请,而询问不限于此,只要不动产登记机构认为申请存在应进一步明确的地方,均可询问申请人。(3)在手段上,登记机构在调查时，除了口头询问和书面记录之外,还可要求被调查人提供相应证据或信息。在调查时,登记机构应制作调查记录,经被调查人签字确认后,作为登记材料由登记机构妥善保管;对于被调查人提供的证据或信息，登记机构无法提取原件的，可采用拍照、复制等方式予以记录。